Criação de Eventos

A Unifiki permite que você crie e gerencie eventos com ingressos e confirmações de presença diretamente na sua subconta. Você pode criar uma página pública para o evento, vender ingressos, coletar inscrições, adicionar programação e palestrantes, enviar notificações e fazer o check-in dos participantes, tudo em um só lugar. Este artigo orienta você na configuração de um evento, desde o rascunho até a publicação, e também no gerenciamento de inscrições e check-in dos participantes após o lançamento.

O que são eventos?

O recurso Eventos oferece às empresas e agências uma maneira dedicada de promover e gerenciar inscrições para eventos. Em vez de usar uma plataforma de eventos separada, você pode criar um evento, configurar a venda de ingressos ou o registro de presença (RSVP), personalizar a página pública do evento e acompanhar os participantes a partir da mesma subconta onde estão seus contatos, pagamentos e ferramentas de marketing.

Os eventos são mais adequados para experiências voltadas ao público que exigem inscrição, ingressos, programação, palestrantes, controle de participantes ou check-in. Isso difere dos Calendários de Eventos, que são projetados para reservas baseadas em calendário, e dos Eventos da Comunidade, que são projetados para eventos hospedados dentro das Comunidades.

Tipos e locais de eventos

A escolha do tipo e local corretos para o evento determina como os participantes se inscrevem, se é necessário efetuar um pagamento e como eles acessam o evento. Essas configurações são selecionadas durante a criação do evento, portanto, é importante escolher o formato que melhor se adapta ao seu evento antes de prosseguir para a emissão de ingressos, inscrição e publicação.

Como configurar eventos

Uma configuração adequada garante que os participantes possam se inscrever com sucesso, receber as informações corretas sobre o evento e concluir o pagamento ou a confirmação de presença sem confusão. Siga os passos agrupados abaixo para criar o evento, configurar as definições do evento, publicar o evento, gerenciar as inscrições e avaliar a experiência dos participantes.

Criar um novo evento

A criação de um novo evento abrange as configurações iniciais necessárias antes que o evento fique com o status de rascunho. Essas etapas definem o tipo de evento, os detalhes públicos, o horário, o local e as informações do organizador.

Passo 1: Navegando até os Eventos

Na barra lateral esquerda da sua conta, role até Marketing e clique em Eventos. O painel de Eventos mostra todos os seus eventos com seus respectivos status, como Rascunho, Publicado, Confirmação de presença ou Ingressos vendidos.

No painel de eventos, você pode:

• Use o filtro de Status para encontrar eventos rapidamente.
• Utilize a barra de pesquisa para localizar um evento pelo nome.
• Clique em + Criar evento no canto superior direito para iniciar um novo evento.

Passo 2: Escolha o tipo de evento

Clique em + Criar evento. Primeiro, você deverá escolher como os participantes poderão se inscrever no seu evento.

• Venda de ingressos: Venda ingressos com vários níveis de preço, incluindo opções gratuitas e pagas. Os participantes concluem um processo de compra.
• Confirmação de presença: Crie um evento gratuito onde os convidados confirmam a presença sem a necessidade de pagamento.

Etapa 3: Adicionar detalhes do evento

Preencha as informações básicas sobre o seu evento:

• Nome do evento: até 100 caracteres. Este nome aparecerá como título na sua página pública.
• Imagem de capa: PNG, JPG ou GIF. O tamanho recomendado é 1920 × 1080 px. O tamanho máximo do arquivo é de 5 MB.
• Resumo: Até 160 caracteres. Aparece na área principal da página pública.
• Descrição do evento: Utilize o editor de texto avançado para adicionar conteúdo formatado, incluindo texto em negrito, listas, links, imagens e muito mais.

Passo 4: Defina a data e a hora

Defina quando seu evento começa e termina:

• Insira a data e a hora de início.
• Insira a data e a hora de término.
• Selecione o fuso horário do evento.
• Escolha o formato de exibição, seja de 12 horas ou de 24 horas.

O formato de exibição controla como os horários dos eventos aparecem na página pública.

Passo 5: Defina a localização

Escolha o local onde seu evento acontecerá:

• Presencialmente: Insira um endereço físico. Um mapa e um link "Obter direções" aparecerão na página pública.
• Online: Adicione um título para a página de participantes online, o URL da reunião, uma imagem opcional e instruções breves para participar.

Para eventos online, configure quando o link da reunião ficará visível:

• Oculto até o início do evento: O link de acesso não é exibido até o início do evento. Os participantes veem o link de acesso após se inscrever.
• Agendamento personalizado: Controle exatamente quando o link aparece e desaparece, usando intervalos de um minuto.

Etapa 6: Adicione as informações do organizador

Adicione os detalhes do organizador para que os participantes saibam quem está promovendo o evento. Essas informações aparecem na seção "Organizado por" da página pública do evento.

Adicione os seguintes detalhes:

• Imagem do organizador: PNG, JPG ou GIF. O tamanho recomendado é 400 × 400 px. O tamanho máximo do arquivo é 5 MB.
• Nome do organizador: Obrigatório.
• Endereço de e-mail: Obrigatório.
• URL do site: Opcional.
• Número de telefone: Opcional.

Clique em Criar evento para salvar. Seu evento agora está em status de rascunho e não estará visível ao público até ser publicado.

Configurar o evento

Após a criação do evento, o painel de controle permite configurar ingressos, cupons, horários, palestrantes, páginas públicas, configurações de inscrição, notificações e opções de publicação. Essas configurações controlam como os participantes se inscrevem e o que veem antes e depois de finalizar a compra.

Etapa 7: Criar tipos de bilhete

Acesse a aba Ingressos e clique em + Adicionar Tipo de Ingresso. Para cada tipo de ingresso, configure:

• Nome do ingresso: até 100 caracteres, como Entrada Geral ou VIP.
• Método de precificação: Escolha Preço fixo ou Grátis.
• Preço: Defina o preço do ingresso quando a opção Preço fixo for selecionada.
• Quantidade: Defina o número de lugares disponíveis para este tipo de bilhete.
• Período de venda: Defina a data e hora de início e término para a compra do ingresso.

Você pode criar quantos tipos de ingressos forem necessários e combinar ingressos gratuitos e pagos no mesmo evento.

Passo 8: Adicionar códigos de cupom (Opcional)

Acesse Ingressos → Códigos de cupom para criar códigos de desconto para o seu evento.

Configure o cupom:

• Nome do cupom: Etiqueta interna, como "Primeira Compra".
• Código do cupom: O código que os participantes inserem no momento do pagamento. Digite um código personalizado ou clique em Gerar.
• Tipo de cupom: Atualmente, aceita cupons percentuais.
• Desconto: Percentagem de desconto, como por exemplo, 20 por 20%.
• Período ativo: Intervalo de datas durante o qual o código é válido.
• Limites de utilização: Opcionalmente, limite o número total de resgates ou restrinja o cupom a tipos de ingressos específicos.

Os participantes aplicam o código clicando em "Tem um código de cupom?" na tela de seleção de ingressos.

Etapa 9: Adicionar cronograma e palestrantes (Opcional)

Acesse a aba "Agenda" para criar a programação do seu evento.

Para adicionar uma sessão, clique em Adicionar agendamento e insira:

• Título: Por exemplo, Palestra principal ou Workshop A.
• Dia e horário: Devem estar dentro do período do evento.
• Palco/Local: Por exemplo, Palco Principal ou Sala 2.
• Descrição
• Palestrantes designados

Para adicionar um palestrante, clique em Palestrantes na subnavegação e, em seguida, clique em + Adicionar palestrante. Adicione o nome, o slogan, a foto, a descrição, o status da palestra e os links para as redes sociais do palestrante.

Etapa 10: Personalize a página do seu evento público

Acesse a aba Páginas públicas. Três subabas controlam diferentes partes da experiência do participante:

• Detalhes: Alterne e reordene as seções da página, incluindo Sobre este evento, Ingressos, Programação, Palestrantes, Local, Organizado por e Perguntas frequentes. Ative a exibição da contagem de participantes, se desejar.
• Cronograma: Personalize a forma como o cronograma aparece na página pública.
• Finalização da compra: Defina o título e os campos do formulário de finalização da compra. Nome, sobrenome e e-mail são obrigatórios e fixos. Adicione campos personalizados e, opcionalmente, exija que os participantes aceitem os termos e condições.

As alterações de estilo, como cores, tipografia e modelo, aplicam-se a todas as três páginas. Utilize a pré-visualização em tempo real no lado direito do editor para visualizar as versões para computador e dispositivos móveis.

Etapa 11: Configure as definições de registo e as notificações

Acesse a aba Configurações. Em Configurações de registro, configure:

• Prazo final: Data e hora após as quais as inscrições se encerram. Por padrão, este horário é definido como o horário de início do evento.
• Capacidade: Número máximo total de inscrições em todos os tipos de ingresso. Defina como 0 para ilimitado.
• Check-in: O check-in por código QR está ativado por padrão para eventos presenciais. Escolha quais status de pagamento permitem a entrada.
• Modo Ao Vivo: Ative antes de iniciar o evento. Quando o Modo Ao Vivo está desativado, o evento é executado em modo de teste e nenhum pagamento real é processado.

Nas configurações de notificação, configure:

• Para organizadores: Alerta de novas inscrições e e-mail com um resumo diário.
• Para os participantes: E-mail de confirmação e lembrete da inscrição.
• Configurações do remetente: Endereço de e-mail e nome do remetente usados nos e-mails de eventos.

Etapa 12: Publique seu evento

Após a configuração estar concluída, clique em "Publicar evento" no canto superior direito. Seu evento será publicado com um URL público que os participantes poderão acessar para se inscrever.

Após a publicação, você poderá:

• Compartilhe o link do evento a partir do menu de três pontos.
• Duplique o evento para uso futuro.
• Despublique o evento para removê-lo do ar, mantendo as inscrições.
• Arquive o evento para removê-lo da lista de eventos ativos, mantendo a possibilidade de restaurá-lo.
• Excluir o evento permanentemente.

Gerenciar o evento

O gerenciamento de eventos começa após a criação ou publicação do evento. Esses controles ajudam os organizadores a monitorar inscrições, adicionar participantes, processar reembolsos, fazer o check-in de convidados, compartilhar o evento, duplicar a configuração ou remover o evento quando necessário.

Etapa 13: Gerenciar inscrições e fazer o check-in dos participantes

Após o seu evento estar online, utilize os seguintes separadores para gerir os participantes:

• Aba de Inscrições: Veja os inscritos, o total de ingressos emitidos, a receita e as inscrições reembolsadas. Pesquise por nome ou e-mail, filtre por status ou intervalo de datas e adicione participantes manualmente com o botão Adicionar Participante.
• Aba de Check-in: Utilize a leitura do código QR para realizar o check-in dos participantes no local do evento em tempo real. Somente os inscritos com status de pagamento aprovado, como "Concluído com Sucesso", poderão efetuar o check-in.

Experiência do Participante

A experiência do participante começa na página pública do evento e continua até a finalização da compra em página inteira. O layout expandido oferece mais espaço para a seleção de ingressos, informações do participante, detalhes de faturamento e pagamento, quando necessário.

Selecionando Ingressos

Os participantes escolhem o tipo e a quantidade de ingressos. Podem inserir um código de cupom para obter desconto, e o resumo do pedido é atualizado em tempo real.

Finalizar compra e pagamento

Após selecionar os ingressos, os participantes prosseguem com as etapas de finalização da compra. Dependendo do ingresso e da configuração do evento, eles fornecem seus dados, informações de faturamento e informações de pagamento.

Os detalhes do evento e o resumo do pedido permanecem disponíveis durante todo o processo de finalização da compra, permitindo que os participantes revisem suas seleções sem interromper o fluxo.

Após concluir as etapas de finalização da compra, os participantes prosseguem para a etapa de confirmação.

Você pode escanear o código QR e fazer o check-in pelo celular.

Notificações de eventos

As notificações mantêm os participantes e organizadores informados antes e depois da inscrição. Elas ajudam a reduzir o número de inscrições perdidas, melhoram a participação e dão aos organizadores visibilidade sobre a atividade do evento. O e-mail com o resumo diário é enviado às 9h da manhã, no fuso horário do evento.

As configurações de notificação de eventos incluem:

• Para os participantes: E-mails de confirmação de inscrição e lembretes do evento.
• Para organizadores: alertas de novas inscrições e e-mails diários com um resumo das informações.
• Configurações do remetente: E-mail de origem e Nome do remetente usados para e-mails relacionados a eventos.

Perguntas frequentes